Manual de Usuario

1. ¿Qué es Agentar?

Agentar es la plataforma integral de gestión de citas, turnos y finanzas diseñada para negocios de servicios (barberías, peluquerías, spas, consultorios, veterinarias y más), disponible de forma oficial en el App Store para iOS y como Aplicación Web Progresiva (PWA). Con Agentar puedes:

• 📅 Gestionar citas y turnos de todos tus profesionales desde un solo lugar en tiempo real.
• 👥 Administrar tu equipo de profesionales con servicios, horarios y comisiones individuales.
• 💰 Llevar la caja registradora y finanzas diarias: cobros, abonos, propinas, gastos y pagos.
• 📊 Analizar métricas de rendimiento, retención y rankings comerciales.
• 🌐 Tener un perfil público web para que tus clientes descubran tus servicios y reserven citas 24/7.
• 📱 Instalar en tu móvil: disponible nativamente en el App Store para iPhone/iPad y como PWA instalable.
• 📩 Notificaciones y recordatorios automáticos por WhatsApp y correo electrónico configurables.
• 🔔 Notificaciones push nativas en la pantalla de bloqueo de tu dispositivo ante nuevas reservas.
• 🎟️ Tarjetas de fidelidad digitales con sellos automáticos y premios para clientes frecuentes.
• 🗓️ Sincronización directa con Calendario de iOS (Apple Calendar) y consulta por voz con Siri.
• 📲 Códigos QR personalizados listos para imprimir en tu local y agendar al instante.

Tipos de usuario

2. Primeros Pasos

2.1 Crear una Cuenta

1. Abre la app y verás la pantalla de Iniciar Sesión.
2. Haz clic en "¿No tienes cuenta? Regístrate".
3. Completa el formulario:
   • Nombre completo (obligatorio).
   • Email (obligatorio).
   • Teléfono con el prefijo de tu país (ej: +57 para Colombia).
   • Departamento y municipio de tu ubicación.
   • Contraseña (mínimo 6 caracteres).
   • Confirmar contraseña.
   • ✅ Acepta los Términos y Condiciones.
4. Haz clic en "Registrarse".
5. ¡Listo! Serás redirigido a la pantalla de inicio.

2.2 Iniciar Sesión con Email

1. Ingresa tu email y contraseña.
2. Haz clic en "Iniciar Sesión".

2.3 Iniciar Sesión con Google

1. Debajo del botón de "Iniciar Sesión", verás el texto "Iniciar con" y el ícono de Google.
2. Haz clic en el ícono de Google.
3. Selecciona tu cuenta de Google.
4. Si es tu primera vez, se te pedirá completar algunos datos (nombre, teléfono, ubicación).
5. ¡Listo! Quedarás autenticado automáticamente.

2.4 Recuperar Contraseña

1. En la pantalla de login, haz clic en "¿Olvidaste tu contraseña?".
2. Ingresa tu email.
3. Haz clic en "Enviar enlace".
4. Revisa tu bandeja de entrada (y carpeta de spam).
5. Haz clic en el enlace del email → serás redirigido para crear una nueva contraseña.

2.5 Iniciar Sesión como Profesional

Los profesionales tienen su propio acceso dedicado:

1. En la pantalla de login principal, haz clic en "¿Eres un profesional? Ingresa aquí".
2. Escribe el nombre de tu empresa → selecciona la sugerencia correcta.
3. Ingresa tu email registrado en la empresa.
4. Ingresa la contraseña de la empresa (proporcionada por el dueño del negocio).
5. Haz clic en "Ingresar".

3. Navegación de la App

La barra de navegación se encuentra en la parte inferior de la pantalla (estilo app móvil). Los íconos que ves dependen de tu rol:

Si eres Dueño / Admin:

Si eres Profesional:

Si eres Cliente:

💡 Consejo: El ícono de Agenda muestra un número rojo cuando hay citas nuevas o editadas que no has visto aún.

4. Guía para Dueños / Administradores

4.1 Panel de Gestión del Sistema

Cómo llegar: Barra inferior → Gestión

Este es tu panel central. Desde aquí puedes acceder a todas las herramientas de administración:

4.2 Gestionar Citas (Agenda)

Cómo llegar: Barra inferior → Agenda ó Gestión → Gestionar Citas

Ver tus citas

Puedes ver tus citas de dos formas:

• Vista Calendario: ves las citas posicionadas por hora y profesional en un calendario visual.
• Vista Lista: ves las citas como tarjetas individuales en un listado.

Usa el selector de vista en la parte superior para alternar entre las dos opciones.

Filtrar citas

En la parte superior encontrarás filtros para encontrar citas rápidamente:

• Por profesional: despliega el selector y elige un profesional específico.
• Por fecha: usa las flechas ← → para navegar día a día, o selecciona una fecha del calendario.
• Búsqueda: escribe el nombre o teléfono del cliente.

Crear una nueva cita

1. Haz clic en el botón "Nueva Cita" (o el botón +).
2. Selecciona el servicio de la lista.
3. Datos del cliente (opcional): ingresa nombre y/o teléfono del cliente.
4. Selecciona el profesional que atenderá.
5. Selecciona la fecha en el calendario.
6. Selecciona la hora de las opciones disponibles (los horarios ocupados aparecen deshabilitados).
7. Haz clic en "Guardar".

💡 Consejo: Si necesitas agendar una cita en un horario que aparece como ocupado, activa el toggle "Permitir cita en horario ocupado o no disponible".

Ver detalles de una cita

Haz clic en cualquier cita (tarjeta o celda del calendario) para ver su detalle completo. Desde aquí puedes editar, cancelar, completar, marcar como no asistió o sincronizar con tu calendario personal.

🗓️ Sincronizar Cita con el Calendario de Apple (iOS) y Preguntarle a Siri

Si utilizas un iPhone, iPad o Mac, toca el botón "Añadir a Apple Calendar" en el detalle de la cita. Se abrirá la aplicación nativa de Calendario con los datos listos para registrar el evento con recordatorios y alarmas del sistema. Además, al estar sincronizado con iOS, puedes preguntarle directamente a Siri con comandos de voz (ej: "Oye Siri, ¿cuáles son mis citas para hoy?").

Editar una cita

1. Abre el detalle de la cita.
2. Haz clic en "Editar".
3. Modifica el servicio, profesional, fecha u hora.
4. Haz clic en "Guardar".

Cambiar el estado de una cita

Desde el detalle de la cita, usa los botones:

• Completar: marca la cita como realizada exitosamente (acumula 1 sello de fidelidad para el cliente si está activo).
• Cancelar: cancela la cita.
• No Asistió: marca que el cliente no se presentó.

Notificaciones automáticas al cliente

Cuando el administrador o un profesional agenda, edita o cancela una cita, el sistema notifica automáticamente al cliente por dos canales:

• WhatsApp: el cliente recibe un mensaje instantáneo con los detalles de la cita (servicio, profesional, fecha y hora).
• Correo electrónico: se envía una confirmación al correo registrado del cliente.

📌 Nota: Si el propio cliente modifica o cancela su cita desde su perfil, solo se envía el correo electrónico (no WhatsApp).

Recordatorio automático por WhatsApp

Además de la confirmación, el sistema puede enviar un recordatorio por WhatsApp minutos antes de la cita para reducir inasistencias.

Cómo configurarlo: Ve a Gestión → Gestionar Empresa → tarjeta "Recordatorio WhatsApp". Ingresa los minutos de antelación (entre 1 y 60 minutos) y haz clic en "Guardar".

4.3 Gestionar Profesionales

Cómo llegar: Gestión → Gestionar Profesionales

Ver profesionales

Verás una lista con las tarjetas de todos tus profesionales activos, con su foto, nombre, email y estado.

Agregar un nuevo profesional

1. Haz clic en "Agregar".
2. Completa el formulario:
   • Nombre (obligatorio).
   • Email (obligatorio).
   • Teléfono, Cédula y Dirección.
   • Foto de perfil.
   • Contraseña de empresa (obligatoria).
   • Modo de pago (porcentaje de comisión o sueldo fijo).
3. Haz clic en "Guardar".

Desactivar temporalmente un profesional

Si un profesional estará ausente (vacaciones, etc.):

1. Edita el profesional.
2. Activa el toggle de desactivación temporal.
3. Selecciona el rango de fechas (desde-hasta).
4. Guarda los cambios. El sistema mostrará si hay citas en conflicto.

Asignar servicios a un profesional

1. En la tarjeta del profesional, haz clic en "Ver servicios".
2. Marca los servicios que ofrece.
3. Haz clic en "Guardar".

4.4 Gestionar Servicios

Cómo llegar: Gestión → Gestionar Servicios

Crear un nuevo servicio

1. Haz clic en "Agregar".
2. Completa: nombre, duración en minutos, categoría, precio y profesionales asignados.
3. Haz clic en "Guardar".

Crear una oferta / descuento

1. En la tarjeta del servicio, busca el botón "Oferta".
2. Configura: tipo de descuento (porcentaje o valor fijo), vigencia y guarda.

4.5 Gestionar Productos

Cómo llegar: Gestión → Gestionar Productos

Lista de productos con nombre, precio, stock, categoría e imagen (soporta scroll infinito). Puedes agregar productos y gestionar el stock directamente editando cada tarjeta.

4.6 Gestionar Clientes

Cómo llegar: Gestión → Gestionar Clientes

Puedes buscar clientes por nombre o teléfono, agregar nuevos clientes y agruparlos (ej: "VIP", "Frecuentes") para organizar campañas o notas administrativas.

4.7 Cuentas y Finanzas

Cómo llegar: Barra inferior → Cuentas

Registrar una venta / servicio

1. Haz clic en "Nueva Venta".
2. Selecciona profesional, servicio (precio autocompletado) e ingresa comisiones.
3. Configura la consignación (Total, Parcial o Sin consignación) y la propina.
4. Haz clic en "Guardar".

Registrar un gasto

1. Haz clic en "Nuevo Gasto".
2. Ingresa concepto y monto. Guardar.

4.8 Estadísticas y Rendimiento

Cómo llegar: Gestión → Estadísticas y Rendimiento

Métricas clave: Total de citas del mes, ingresos del periodo, tasa de cancelación de citas y rankings de Top Servicios/Top Profesionales.

4.9 Gestionar Empresa (Configuración del Negocio)

Cómo llegar: Gestión → Gestionar Empresa

Configura horarios de atención, días laborales, días festivos no laborales, personalización de marca (nombre, logotipo) y políticas de cancelación.

4.10 Perfil Público de tu Empresa

Cómo llegar: Gestión → Perfil Público

Esta es la página que tus clientes verán para reservar citas en línea de forma independiente.

4.11 Tarjetas de Fidelidad Digitales

Cómo llegar: Gestión → Tarjetas de Fidelidad

Crea un programa de fidelización por sellos digitales. Cada cita completada otorga automáticamente un sello al cliente. Al completar la meta fijada (ej. 8 visitas), el cliente desbloquea una recompensa (corte gratis, descuento, etc.) que puede canjear en caja.

4.12 Códigos QR Inteligentes del Negocio

Cómo llegar: Gestión → Código QR

Descarga e imprime el código QR oficial de tu negocio en alta resolución. Colócalo en la recepción, vitrina o tarjetas para que los clientes lo escaneen con la cámara de su celular y agenden directamente.

4.13 Notificaciones Nativas y Alertas en Tiempo Real

Recibe avisos inmediatos en la pantalla de bloqueo de tu dispositivo móvil (iOS App Store o Web Push PWA) ante nuevas reservas, modificaciones y cancelaciones al instante, sin depender únicamente de correo o WhatsApp.

5. Guía para Profesionales

5.1 Ingresar a la App

1. Ve a la pantalla de login.
2. Haz clic en "¿Eres un profesional? Ingresa aquí".
3. Busca la empresa, e introduce tu email y contraseña.

5.2 Tu Agenda de Citas

Cómo llegar: Barra inferior → Agenda

Verás únicamente tus citas asignadas. Puedes navegar por días, cambiar los estados (Confirmada, Completada, No asistió) y ver las especificaciones del cliente.

5.3 Tus Cuentas

Cómo llegar: Barra inferior → Cuentas

Monitorea tus servicios realizados, comisiones generadas, pagos cobrados y saldos pendientes.

5.4 Tu Perfil

Configura tu información personal, activa el modo oscuro o cierra tu sesión.

5.5 Sincronización con el Calendario de iOS y Preguntarle a Siri

Desde el detalle de cualquier cita que tengas asignada en tu iPhone o iPad, presiona "Añadir a Apple Calendar". Se abrirá la aplicación de Calendario con los datos listos para guardarse y recordarte con alarmas nativas. Podrás enterarte de tu agenda con las manos ocupadas preguntándole a Siri: "Oye Siri, ¿cuál es mi siguiente cita?" o "Oye Siri, ¿a qué hora termino hoy?".

5.6 Notificaciones Nativas en tu Dispositivo

Si tienes instalada la app de Agentar en tu dispositivo móvil, recibirás alertas push en tu pantalla de bloqueo cada vez que te agenden una nueva cita, la modifiquen o la cancelen.

6. Guía para Clientes

6.1 Explorar Negocios (Inicio)

Usa el buscador o el carrusel de categorías de tu pantalla de inicio para explorar negocios y marcar locales favoritos.

6.2 Reservar una Cita

1. Paso 1: Elige el servicio deseado.
2. Paso 2: Selecciona el profesional de tu preferencia.
3. Paso 3: Elige el día disponible en el calendario.
4. Paso 4: Selecciona la hora libre.
5. Confirma los datos y presiona "Reservar".

6.3 Ver Mis Citas

Desde la barra inferior en "Mis Citas" puedes ver el historial clasificado en Próximas, Pasadas y Canceladas, además de reprogramar o cancelar turnos futuros.

6.4 Marcar Favoritos

Toca la estrella en tus locales preferidos para que aparezcan en tu pantalla de Inicio y tengas acceso inmediato a reservar.

6.5 Mi Tarjeta de Fidelidad (Premios y Sellos)

En cada negocio donde reserves, podrás consultar tu Tarjeta de Fidelidad Virtual. Cada cita completada te sumará 1 sello digital. Cuando alcances el objetivo, podrás canjear tu premio (descuentos o servicios gratis) directamente en el mostrador.

6.6 Guardar tu Cita en el Calendario de iOS y Preguntarle a Siri

Al confirmar tu cita o desde Mis Citas, presiona "Añadir a Apple Calendar" para integrarla al calendario nativo de tu iPhone con avisos automáticos. Puedes preguntarle en cualquier momento a Siri: "Oye Siri, ¿cuándo es mi cita en [Nombre del Negocio]?" o "Oye Siri, ¿qué citas tengo hoy?".

6.7 Reservar escaneando Códigos QR

Si visitas el local físico, enfoca con tu cámara el Código QR de Agentar colocado en el mostrador o puerta para ingresar al perfil de reservas en un instante.

7. Suscripción y Pagos

7.1 Precios Transparentes y Mucho Más Baratos que la Competencia

Una de las mayores ventajas competitivas de Agentar frente a plataformas tradicionales como Fresha, Treatwell, SimplyBook o Buk es su esquema de precios pensado para que tu negocio prospere sin intermediarios costosos:

• 0% de comisiones por reservas: no cobramos comisión abusiva por clientes nuevos ni por citas agendadas. El 100% de tus ingresos es para ti.
• Sin pagos extra, sin límites y sin cobros ocultos: todas las funciones y recordatorios de WhatsApp están 100% incluidos en tu suscripción sin cargos adicionales por mensaje.
• Planes a una fracción del costo del mercado: tarifas ultra accesibles diseñadas para negocios locales y profesionales independientes.
• 30 días de prueba gratuita: prueba todas las funcionalidades completas sin compromiso ni letras pequeñas.

7.2 Registrar tu Empresa

Configura tu marca y contraseña administrativa, selecciona uno de los planes de suscripción y procede a pagar mediante la pasarela de pagos integrada de Wompi (Nequi, PSE, Tarjeta de crédito/débito).

7.3 Estados de la Suscripción

8. Preguntas Frecuentes (FAQ)

General

¿Puedo usar Agentar en mi celular?
¡Sí! Agentar cuenta con aplicación oficial en el App Store para iPhone y iPad, y también funciona como app web progresiva (PWA).

¿Funciona sin conexión a Internet?
Parcialmente. Puedes visualizar citas y configuraciones guardadas en la caché, pero necesitas conexión activa a Internet para crear o modificar citas.

Precios y Suscripción

¿Por qué Agentar es mucho más barato que otros sistemas de reservas?
Agentar nació para apoyar de verdad a los profesionales y negocios locales. A diferencia de competidores que retienen hasta el 20% de comisión por cliente nuevo o cobran por paquetes de SMS/WhatsApp, en Agentar tienes 0% de comisión, todas las funciones incluidas con WhatsApp (sin pagos extra, sin límites y sin cobros ocultos) y planes de suscripción a un costo mucho menor que las plataformas tradicionales.

Citas

¿Puedo crear citas en horarios ya ocupados?
Sí. Los administradores disponen del toggle "Permitir cita en horario ocupado o no disponible" al agendar.

¿Los clientes reciben confirmaciones o recordatorios de su cita?
Sí, el sistema usa dos canales automáticos:

• WhatsApp: cuando el admin o un profesional crea, edita o cancela una cita, el cliente recibe un mensaje con todos los detalles.
• Correo electrónico: siempre que el cliente tenga un correo registrado.

Además, puedes activar un recordatorio por WhatsApp minutos antes de cada cita desde Gestión → Gestionar Empresa → Recordatorio WhatsApp.

Fidelidad, QR, Calendario y Notificaciones

¿Cómo funcionan las Tarjetas de Fidelidad?
Configuras una meta de sellos (ej: 8 visitas). Al completar citas, el cliente acumula sellos virtuales automáticamente y desbloquea beneficios como cortesías o descuentos configurables.

¿Cómo funciona la sincronización con Calendario de iOS y Siri?
Tanto el cliente como el profesional pueden tocar el botón "Añadir a Apple Calendar" desde el detalle de la cita para integrarla a la app de Calendario de su iPhone. Al estar en el sistema de Apple, puedes preguntarle directamente a Siri con tu voz ("Oye Siri, ¿cuáles son mis citas de hoy?") y te leerá tu agenda al instante.

¿Cómo genero los Códigos QR de mi negocio?
Desde Gestión → Código QR puedes descargar el código en alta resolución o imprimir el cartel de presentación para situarlo en el mostrador de tu negocio.

¿Qué son las Notificaciones Nativas Push?
Son alertas en tiempo real que llegan directamente a la pantalla de bloqueo de tu iPhone, iPad o navegador ante nuevas reservas, modificaciones o cancelaciones.

Profesionales

¿Qué es un Sub-Administrador?
Es un rol especial que puedes otorgarle a tu personal para delegar tareas de caja y agenda, sin dar acceso a configuraciones maestras de la cuenta.